God regnskapsføringsskikk (GRFS) med link til  Activa Kompetanse AS sine rutiner.

1.1 Formål og virkeområde.

Adgang til å føre regnskap i næring for andre er regulert gjennom regnskapsførerloven og tilhørende forskrift. 1 Det følger av regnskapsførerloven § 5-4 første ledd at regnskapsfører skal utføre de oppgavene som omfattes av et regnskapsoppdrag i samsvar med god regnskapsføringsskikk. Formålet med denne standarden er å gi innhold til den rettslige standarden god regnskapsføringsskikk. Standarden gjelder når et regnskapsforetak påtar seg utføring av oppdragsgivers plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven og utarbeiding av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bokføringsloven § 3. Standarden gjelder også når et regnskapsforetak

• i tilknytning til et regnskapsoppdrag har adgang til å belaste oppdragsgivers       bankkonto med utbetalinger (betalingsoppdrag)

 • i tilknytning til et regnskapsoppdrag oppbevarer oppdragsgivers midler på     regnskapsforetakets konto (klientkonto) 

• utfører bokføring eller utarbeider årsregnskap for en oppdragsgiver som ikke har       plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven 

• utarbeider regnskapsrapportering som er unntatt som pliktig regnskapsrapportering    i medhold av bokføringsloven § 33

For oppdrag som nevnt i de to siste kulepunktene anvendes standarden så langt den passer.

Standarden omhandler ikke andre regelverk som regnskapsfører er underlagt, for eksempel hvitvaskings-, personopplysnings- og risikostyringsregler.

En rekke regelverk regulerer det materielle innholdet i utførelsen av regnskapsoppdrag. Hvilke regelverk som er aktuelle må vurderes konkret, basert på oppdragsgivers virksomhet. God regnskapsføringsskikk utdyper ikke innholdet i slike tilliggende regelverk. Det er likevel, der det er relevant, gitt henvisninger i fotnoter til enkelte sentrale bestemmelser i andre regelverk, herunder bokførings- og regnskapsreglene. Teksten i standarden må leses i sammenheng med de bestemmelser det er henvist til.

I standarden er det angitt med uthevet skrift hva som er krav, gitt at de respektive kravene er aktuelle for regnskapsforetaket og regnskapsoppdraget. Det øvrige innholdet i standarden er veiledende. Hele standarden må imidlertid betraktes under ett, idet den utfyllende teksten foruten å gi konkret veiledning, utdyper og forklarer innholdet i kravene.

 1.2 Definisjoner

Med regnskapsføring menes utføring av oppdragsgivers plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven og utarbeiding av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bokføringsloven § 3. 4

Med regnskapsoppdrag menes oppdrag om regnskapsføring. 5

Med statsautorisert regnskapsfører menes person som har egen godkjenning fra Finanstilsynet som statsautorisert regnskapsfører. 6

Med regnskapsselskap menes selskap eller annen juridisk person som har egen godkjenning fra Finanstilsynet som regnskapsselskap. 7 Begrepet omfatter ikke enkeltpersonforetak.

Med regnskapsforetak menes godkjent regnskapsselskap eller statsautorisert regnskapsfører som påtar seg regnskapsoppdrag i eget navn og har registrert enkeltpersonforetaket i Foretaksregisteret. 8

Med oppdragsansvarlig regnskapsfører menes en statsautorisert regnskapsfører som er utpekt av regnskapsforetaket som ansvarlig for utførelsen av et regnskapsoppdrag.

Med regnskapsfører menes regnskapsforetaket som har påtatt seg et regnskapsoppdrag og den oppdragsansvarlige regnskapsføreren på regnskapsoppdraget. 10

Med oppdragsgiver menes den som har overlatt til regnskapsforetaket å utføre sine plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven og utarbeide pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bokføringsloven § 3.

Med oppdragsgivers regnskapsmateriale menes oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale. 11

Med oppdragsgivers regnskapsdata menes bokførte opplysninger i elektronisk form (bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner i regnskapssystemet). 12

Med oppdragsdokumentasjon menes den dokumentasjon som regnskapsfører utarbeider og oppbevarer for å vise at regnskapsoppdraget er utført i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk. 13

Med risikobasert tilnærming menes en samlet vurdering av sannsynligheten for feil, mangler og andre uønskede hendelser, og konsekvensen av slike feil, mangler og andre uønskede hendelser.

Med faktureringsoppdrag menes oppdrag som omfatter utstedelse av salgsdokumenter14 og kreditnotaer15 på vegne av oppdragsgiver.

Med faktureringsgrunnlag menes informasjon og dokumentasjon fra oppdragsgiver som utgjør grunnlaget for utstedelse av salgsdokumenter. 

Med lønnsoppdrag menes oppdrag som omfatter:

• registrering av lønnsgrunnlag, 

• utarbeidelse av lønnsdokumentasjon,16 

• utarbeidelse av grunnlag for utbetaling av lønn, feriepenger, trekk og arbeidsgiveravgift, og/eller 

• utarbeidelse og innsending av a-melding på vegne av oppdragsgiver. 

Med lønnsgrunnlag menes informasjon og dokumentasjon fra oppdragsgiver som opplysningspliktige ytelser og trekk bygger på, herunder avtaler om lønn og naturalytelser, timelister, reiseregninger, skattekort, vedtak om utleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv.

Med betalingsoppdrag menes oppdrag hvor regnskapsfører har adgang til å belaste oppdragsgivers bankkonto med utbetalinger. 17

Med betalingsgrunnlag menes dokumentasjon av krav og andre rettsgrunnlag for utbetalinger, herunder kjøpsdokumenter (inngående fakturaer), lønningslister, offentlige oppgaver, utgående kreditnotaer som betinger utbetaling mv.

Med betalingsforslag menes oversikt over krav som skal belastes en bankkonto. Betalingsforslag benevnes ofte som remitteringsliste, remitteringsforslag, bankliste for lønninger osv.

Med bokføringsoppdrag menes oppdrag som omfatter registrering i regnskapssystemet av oppdragsgivers transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner. 18

Med pliktig regnskapsrapportering menes rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold, som er fastsatt i eller med hjemmel i regnskapsloven, skattebetalingsloven og skatteforvaltningsloven. 19 Vanlige eksempler på pliktig regnskapsrapportering er a-melding, skattemelding for merverdiavgift, årsregnskap og skattemelding for formues- og inntektsskatt.

Med periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver menes avtalt regnskapsrapportering fra regnskapsfører til oppdragsgiver. Oppdragsgivers egen uthenting av standardrapporter fra systemløsninger, som ikke er avtalt, omfattes ikke.

Med årsoppgjørsoppdrag menes oppdrag som omfatter utarbeidelse av årsregnskap20 og/eller skatterapportering på vegne av oppdragsgiver.

Med skatterapportering menes pliktig regnskapsrapportering som grunnlag for fastsetting av skatt for et inntektsår, herunder skattemelding for formues- og inntektsskatt, selskapsmelding for selskap med deltakerfastsetting eller næringsoppgave (med vedlegg).21

Med rene rapporteringsoppdrag menes oppdrag som ikke omfatter bokføring, kun utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering.  

Tekst

2.1 Kvalitetsstyring.

Regnskapsforetaket skal ha forsvarlig kvalitetsstyring. Kvalitetsstyringen skal omfatte retningslinjer og rutiner for å sikre at foretakets regnskapsoppdrag utføres og dokumenteres i samsvar med lovkrav22 og god regnskapsføringsskikk. Kvalitetsstyringen skal tilpasses omfanget av og kompleksiteten i virksomheten.23

Regnskapsforetaket skal kunne vise at kvalitetsstyringen er egnet til å oppfylle lovkrav og god regnskapsføringsskikk. Retningslinjer og rutiner skal være dokumentert.

Regnskapsforetaket skal sørge for at systemet for kvalitetsstyring er kjent, brukes og fungerer i virksomheten. Regnskapsforetaket skal se til at kvalitetsstyringen virket etter hensikten og gjennomføre tiltak for å utbedre eventuelle svakheter. 

Regnskapsforetaket skal utpeke en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig for kvalitetsstyringen. 24 Den som utpekes skal ha nødvendig kompetanse og kapasitet til å sørge for at regnskapsforetaket til enhver tid har forsvarlig kvalitetsstyring.

Forsvarlig kvalitetsstyring innebærer at regnskapsforetaket organiserer seg slik at det blir tilstrekkelig trygghet for at de regnskapsoppdragene regnskapsforetaket påtar seg, utføres i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk.

Momenter å ta hensyn til ved utformingen av kvalitetsstyringen er antall medarbeidere, medarbeidernes kompetanse, oppdragenes størrelse og kompleksitet og de systemer som benyttes.

En del av kvalitetsstyringen er å etablere et kontrollopplegg rettet mot regnskapsforetakets oppdragsansvarlige regnskapsførere. Regnskapsforetaket legger til grunn en risikobasert tilnærming i innretningen av kontrollopplegget. Hvis det ikke er andre i regnskapsforetaket som kan utføre slik kontroll, vil sjekklister være grunnlag for at sentrale oppgaver utføres og vesentlige forhold vurderes.

Regnskapsforetakets kvalitetsstyring inngår som en del av foretakets risikostyring og internkontroll25 . 

2.2 Kapasitet og kompetanse

Regnskapsforetaket skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å utføre sine regnskapsoppdrag i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk. 26

Regnskapsforetaket skal vurdere sin kapasitetsmessige sårbarhet, og eventuelt iverksette tiltak slik at oppdragsgiverne blir minst mulig skadelidende i situasjoner hvor kapasiteten er lavere enn normalt.

Et eksempel på tiltak mot kapasitetsmessig sårbarhet i regnskapsforetak med få ansatte kan være å ha en bistandsavtale med et annet regnskapsforetak. 

2.3 Bruk av IT-systemer i oppdragsutførelsen

Regnskapsforetaket skal se til at IT-systemer som brukes i oppdragsutførelsen ivaretar at lovkrav27 kan overholdes.

Regnskapsforetaket skal sørge for at regnskapsdata og regnskapsmateriale i egne og utkontrakterte28 ITsystemer, og underliggende IT-infrastruktur, som er kritiske for oppdragsutførelsen er betryggende sikret mot urettmessig tilgang29 , ødeleggelse, tap og endring30 .

Regnskapsforetaket skal ha en dokumentert beredskapsplan som skal iverksettes dersom det oppstår kritiske driftsavbrudd knyttet til foretakets IT-systemer. Det skal minst én gang årlig gjennomføres opplæring, øvelse og testing av at beredskapsplanen virker som forutsatt. Resultatet av testen skal dokumenteres.

IT-systemer som er kritiske for oppdragsutførelsen omfatter fakturasystem, lønnssystem, regnskapssystem, årsoppgjørssystem o.l. samt regnskapsforetakets oppdragsstyringssystem. Underliggende IT-infrastruktur omfatter nettverk, datalagring, fysiske og virtuelle servere og operativsystem o.l.

Kravet om betryggende sikring omfatter oppdragsgivers regnskapsmateriale og regnskapsdata, samt regnskapsførers oppdragsdokumentasjon. Eksempler på aktuelle sikringstiltak kan være:

• opplæring i sikkerhet og IT-sikkerhet • tilgangskontroller (for eksempel brukernavn     og passord for pålogging) 

• tofaktor-autentisering på pålogginger 

• sikkerhetskopiering 

• virusbeskyttelse 

• brannmur 

• policy for ikke å åpne ukjent innhold (for eksempel i e-post, lenker til ukjente   nettsteder, på minnepinne mv.) 

• holde programvare oppdatert, herunder operativsystem, virusprogram mv. 

• kontroll med adgangen til å koble til andre enheter (for eksempel mobiltelefoner,   nettbrett mv.)

Der oppdragsgiver skal ha tilgang til regnskapsforetakets IT-system, avtales omfanget av tilgangen mellom partene. Regnskapsforetaket sørger for tilgangskontroller, slik at oppdragsgivers tilgang ikke blir mer omfattende enn det som følger av avtalen.

Eksempler på innholdet i beredskapsplanen kan være:

• oversikt over de IT-systemer og underliggende infrastruktur som inngår i planen 

• beskrivelse av beredskapsløsningen 

• klare kriterier for oppstart av beredskapsløsningen 

• akseptabel lengde på et driftsavbrudd før beredskapsløsningen iverksettes 

• oversikt over ansvarsforhold og prosedyrer ved oppstart av beredskapsløsningen 

• varslingsrutiner til de berørte ansatte, oppdragsgivere, offentlige myndigheter og   eventuelt andre det er relevant for.

• prosedyrer som inneholder de nødvendige aktiviteter for å gjenopprette til normalsituasjon.

2.4 Konfidensialitet og taushetsplikt

2.4.1 Regnskapsførers taushetsplikt 

Regnskapsforetaket skal hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til opplysninger som mottas i forbindelse med foretakets virksomhet, med mindre regnskapsfører i medhold av lov er gitt plikt eller adgang til å gi taushetsbelagte opplysninger. Taushetsplikten gjelder tilsvarende for tillitsvalgte, ansatte og andre som deltar i utførelsen av regnskapsforetakets regnskapsoppdrag. Taushetsplikten er ikke til hinder for at regnskapsfører gir opplysninger og adgang til dokumentasjon etter samtykke fra den som opplysningene gjelder. Taushetsbelagte opplysninger kan ikke utnyttes i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.31

Taushetsplikten omfatter regnskapsforetaket og alle i regnskapsforetaket, herunder ledere og styremedlemmer, samt andre utenfor regnskapsforetaket som deltar i utførelsen av regnskapsforetakets regnskapsoppdrag. Taushetsplikten gjelder også for regnskapsførere som foretar kontroll av andre regnskapsføreres oppdrag.

Taushetsplikten på foretaksnivå innebærer et ansvar for å hindre at uvedkommende får tilgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger, enten i IT-systemene eller på andre måter. Det gjelder internt i foretaket, så vel som eksternt. Avgrensningen mot uvedkommende betyr at informasjonsdeling eller tilganger må begrenses til dem som er nødvendig for å utføre oppdraget og drive virksomheten forsvarlig. Oppdragsgivers revisor er i denne sammenheng ikke å anse som uvedkommende.

Taushetsplikten er varig. Taushetsplikten gjelder dermed også etter avslutning av regnskapsoppdraget. Taushetsplikten gjelder på samme måte også etter at en tillitsvalgt, ansatt eller en annen som har deltatt i utførelsen av regnskapsforetakets regnskapsoppdrag, har avsluttet vervet, arbeidsforholdet eller samarbeidet med regnskapsforetaket.

2.4.2 Taushetserklæring 

Regnskapsforetaket skal sørge for at det foreligger taushetserklæring fra de personer som har tilgang til oppdragsgivers regnskapsmateriale og regnskapsdata hos regnskapsforetaket og/eller til regnskapsforetakets oppdragsdokumentasjon.  

Dette inkluderer alle som deltar i utførelsen av regnskapsforetakets regnskapsoppdrag eller av andre årsaker har tilgang til oppdragsgivers regnskapsmateriale og regnskapsdata..

For øvrig vurderer regnskapsforetaket behovet for å innhente taushetserklæring, basert på en risikovurdering. Dette kan for eksempel gjelde overfor renholdere og vektere, som utenfor åpningstid har selvstendig tilgang til regnskapsforetakets lokaler. Dersom alt regnskapsmateriale er elektronisk og sikret med passord e.l. vil de ikke anses å ha tilgang.  

3.1 Vurdering av kapasitet og kompetanse 

Før regnskapsforetaket påtar seg et regnskapsoppdrag skal regnskapsforetaket skaffe seg tilstrekkelig forståelse av oppdragsgivers virksomhet til å vurdere om regnskapsforetaket har kapasitet og kompetanse til å påta seg oppdraget. Dersom det senere skjer endringer som påvirker vurderingen, skal regnskapsforetaket på samme måte vurdere om det har kapasitet og kompetanse til å fortsette regnskapsoppdraget.

Grunnlaget for vurderingen av kompetanse og kapasitet er regnskapsforetakets forståelse av:

• virksomhetens art og omfang 

• regelverk som er av vesentlig betydning for oppdragsgiver, herunder bokførings-,   regnskaps-, skatte-, avgifts- og selskapsregler 

• bransjen oppdragsgiver opererer i, herunder eventuelle særlige regler som gjelder   for bransjen som er relevant for utførelsen av oppdraget

3.2 Uttalelse fra forrige regnskapsfører 

Før regnskapsforetaket påtar seg et regnskapsoppdrag skal regnskapsforetaket be oppdragsgiverens forrige regnskapsfører opplyse om det foreligger vesentlige forhold som tilsier at en ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget. 32

Forrige regnskapsfører skal, når det påtroppende regnskapsforetaket ber om det, opplyse om det foreligger vesentlige forhold som tilsier at en ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget. Opplysningene skal gis skriftlig hvis regnskapsforetaket ber om det.33 Forrige regnskapsfører skal minimum opplyse om forhold som innebærer vesentlig mislighold av oppdragsavtalen eller vesentlige brudd på lovkrav. Forrige regnskapsfører skal avgi sin uttalelse uten ugrunnet opphold.

Uttalelsen fra forrige regnskapsfører, eventuelt manglende uttalelse, benyttes i regnskapsforetakets vurdering av om regnskapsforetaket påtar seg oppdraget.

Forrige regnskapsfører er den regnskapsføreren som sist utførte et regnskapsoppdrag for oppdragsgiveren som omfattet de samme oppgavene som det påtroppende regnskapsforetaket skal utføre. Det er ikke plikt til å innhente en uttalelse hvis det er mer enn ett år siden forrige regnskapsfører hadde et slikt regnskapsoppdrag for oppdragsgiver.

Anmodning om uttalelse fra forrige regnskapsfører kan unnlates hvis regnskapsforetaket har særlig innsikt i oppdragsgiver og dennes regnskapsførsel. Det samme gjelder for kortvarige oppdrag, samt for oppdrag med begrenset omfang, der en uttalelse fra forrige regnskapsfører ikke forventes å ha betydning for oppdragsutførelsen.

Plikten for forrige regnskapsfører til å svare, inntrer når prosessen med skifte av regnskapsfører har kommet så langt at det er avklart hvilket regnskapsforetak som vil ta over oppdraget. 

Uttalelsen kan gis av forrige regnskapsfører uten hinder av taushetsplikten. 34 Innholdet i uttalelsen kan videreformidles til oppdragsgiveren, med mindre annen lovgivning er til hinder for det35 .

3.3 Oppdragsavtale 

3.3.1 Avtaleplikt 

Regnskapsforetaket skal opprette skriftlig oppdragsavtale med oppdragsgiveren for hvert regnskapsoppdrag. 36 Det skal inngås en separat oppdragsavtale med hver enkelt juridisk enhet.  

Det kan inngås en konsernavtale som kan dekke flere datterselskaper37, forutsatt at det foreligger en oversikt over de selskapene avtalen omfatter. Hvis oppdragsavtalen ikke er likelydende for alle selskapene som omfattes, må det fremgå klart av avtalen hvilke betingelser som gjelder for det enkelte selskap.

For kortvarige enkeltoppdrag kan det aksepteres å benytte for eksempel en e-post med beskrivelse av oppdraget, sammen med aksept fra oppdragsgiver. Dette må vurderes i det enkelte tilfelle basert på oppdragets karakter og varighet.

3.3.2 Krav til oppdragsavtalens innhold 

Oppdragsavtalen skal spesifisere:38

• hvilke av oppdragsgivers plikter etter bokføringsloven og regnskapsloven regnskapsfører skal utføre 

• hvilken pliktig regnskapsrapportering regnskapsforetaket skal utarbeide for oppdragsgiver 

• for hvilken tid regnskapsoppdraget skal gjelde 

• om regnskapsfører skal utarbeide periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver og eventuelt frekvens for rapporteringen 

• hvem hos oppdragsgiver regnskapsfører skal gi informasjon til

Hvis regnskapsforetaket i tilknytning til et regnskapsoppdrag skal utføre betalingsoppdrag eller ha klientkonto, skal det fremgå av oppdragsavtalen.

Det er særlig viktig med en konkret angivelse av regnskapsførers oppgaver i de tilfeller hvor deler av regnskapsarbeidet utføres av andre, for eksempel oppdragsgiver selv eller en annen regnskapsfører. I tilfeller med arbeidsdeling mellom flere regnskapsførere kan det være hensiktsmessig å be oppdragsgiver om å frita regnskapsførerne fra taushetsplikten39, slik at regnskapsførerne kan innhente informasjon direkte fra hverandre.

Angivelse av hvem hos oppdragsgiver som regnskapsfører gir informasjon til kan skje ved navn eller funksjon (eksempelvis daglig leder).

3.3.3 Endringer i avtaleperioden 

Regnskapsfører skal løpende påse at oppdragsavtalen er dekkende for oppdraget. Også ved endringer i lovkrav skal regnskapsfører sørge for nødvendige endringer i oppdragsavtalen. 

Endringer kan skje ved at det inngås en helt ny oppdragsavtale, ved påtegninger på eksisterende oppdragsavtale eller ved at det utarbeides et tillegg til eksisterende oppdragsavtale. Mindre endringer i oppdragsavtalen kan skje ved bruk av for eksempel brev eller e-post.

3.4 Fullmakter 

Når regnskapsforetaket skal opptre overfor tredjepart på oppdragsgivers vegne, skal det foreligge skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver. 40

For hvert oppdrag skal det foreligge en oversikt over hvilke fullmakter regnskapsforetaket har og hvilke fysiske personer som er gitt rett til å benytte fullmakten. 

Regnskapsforetaket skal påse at retten til å benytte fullmakten tilbakekalles når personen ikke lenger skal ha en slik rett, herunder ved opphør av oppdrag eller arbeidsforhold.

Når en fullmakt ikke lenger er gjeldende, skal regnskapsforetaket se til at alle rettigheter som fulgte av fullmakten slettes.

Det er ikke tilstrekkelig med delegering av tilganger for eksempel i bank og Altinn; det må foreligge en skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver.

Kravet om at det skal foreligge en oversikt over fullmakter kan oppfylles ved at regnskapsforetaket kan fremlegge oversikter fra for eksempel bank, Altinn eller interne systemer. 

3.5 Oppdragsansvarlig regnskapsfører 

Regnskapsforetaket skal utpeke en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig for hvert regnskapsoppdrag. Den som utpekes skal ha nødvendig kompetanse og kapasitet til å utføre oppdraget.41

I et enkeltpersonforetak er innehaver ansvarlig for regnskapsoppdraget med mindre en annen statsautorisert regnskapsfører er utpekt som oppdragsansvarlig regnskapsfører.

3.6 Plikt til å frasi seg oppdraget 

Hvis forhold hos oppdragsgiver gjør at regnskapsfører ikke gis mulighet til å utføre regnskapsoppdraget i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk, plikter regnskapsfører å frasi seg oppdraget. 42

Forhold av betydning for plikten til å frasi seg oppdrag er for eksempel dersom regnskapsfører ikke mottar nødvendig dokumentasjon, får uriktige eller ufullstendige opplysninger, eller blir forsøkt pålagt å utføre oppdraget i strid med lovkrav. 

4.1 Tilbakelevering til oppdragsgiver 

Oppdragsgivers regnskapsmateriale skal tilbakeleveres i samsvar med avtale eller når oppdragsgiver ber om det. Hvis slik tilbakelevering medfører at regnskapsfører ikke gis mulighet til å utføre oppdraget i samsvar med lovkrav, skal oppdragsgiver informeres skriftlig om dette og om regnskapsførers plikt til å frasi seg oppdraget43

Overføring av regnskapsdata skal, hvis ikke annet er avtalt, skje i standardisert form ved bruk av dataformatet SAF-T Regnskap. 44

4.2 Opphør av oppdrag 

Ved opphør av oppdrag skal oppdragsgivers regnskapsmateriale og regnskapsdata utleveres til oppdragsgiver snarest mulig.

Partene kan avtale skriftlig at regnskapsforetaket også etter opphør av regnskapsoppdraget skal besørge oppbevaring av oppdragsgivers regnskapsmateriale og regnskapsdata.

Utlevering til oppdragsgiver kan skje på flere måter. Det sentrale er at regnskapsmateriale og regnskapsdata blir gjort tilgjengelig for oppdragsgiver på en slik måte at oppdragsgiver kan oppfylle krav til oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet etter bokføringslovgivningen.

Hvis regnskapsfører ikke får levert fra seg oppdragsgivers regnskapsdata og regnskapsmateriale som følge av opphør av virksomhet hos oppdragsgiveren, og det ikke er avtalt at regnskapsforetaket skal sørge for oppbevaringen, kan regnskapsfører tilskrive berørte parter med rimelig frist for at de kan be om å få regnskapsmaterialet og regnskapsdata utlevert. Som berørte parter anses normalt eiere med personlig ansvar, styremedlemmer, daglig leder, konkursbo, stedlig politimyndighet, skattekontor og oppdragsgivers revisor. 30 dager anses normalt som en rimelig frist. En eventuell utlevering må baseres på konkret hjemmel til utlevering og vurderes i forhold til regnskapsførers taushetsplikt. 45 Hvis ingen utviser interesse innen fristen kan regnskapsmateriale på papir makuleres og elektronisk regnskapsmateriale og regnskapsdata slettes fra lagringsmedia.

Spørsmål om tilbakeholdsrett omhandles ikke av denne standard.  

5.1 Generelt 

Regnskapsfører skal utføre de oppgavene som omfattes av regnskapsoppdraget i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk46, og også ellers medvirke til at oppdragsgivers interesser ivaretas. 

Oppdragsutførelsen styres i stor grad av omfattende og til dels detaljert lovgivning blant annet i bokføringsloven, regnskapsloven og skatte- og avgiftslovgivningen.

5.2 Oppdragsansvaret 

Oppdragsansvarlig regnskapsfører skal sørge for at regnskapsoppdraget utføres i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk.47

Oppdragsansvarlig regnskapsfører skal ivareta kvalitetsstyringen48 og sørge for tilstrekkelig kvalitetssikring på oppdraget.

Oppdragsansvaret innebærer at oppdragsansvarlig regnskapsfører er aktivt involvert i oppdragsutførelsen og setter av tilstrekkelig tid og ressurser til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte.

Tilstrekkelig kvalitetssikring innebærer blant annet å minst én gang i året kontrollere at:

• oppdragsavtale og fullmakter er oppdatert 

• krav til forståelse av oppdragsgivers virksomhet og vurdering av oppdragsgivers   interne rutiner er oppfylt 

• kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlag er tilfredsstillende utført 

• pliktig regnskapsrapportering er utført i henhold til lovkrav 

• periodisk regnskapsrapportering til oppdragsgiver er utført i henhold til avtale 

• eventuelle svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner er rapportert til   oppdragsgiver49 

• eventuelle brudd på lovkrav er rapportert til oppdragsgiver50 

• oppdragsdokumentasjon er tilfredsstillende og à jour 

Der arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører, omfatter tilstrekkelig kvalitetssikring å kontrollere at arbeidet utføres i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk.

Hvis kontroller utføres av andre medarbeidere i regnskapsforetaket må oppdragsansvarlig regnskapsfører se til at kontrollene er tilstrekkelige.

Oppdragsansvarlig regnskapsførers involvering og kontroll baseres på en risikobasert tilnærming. Momenter i vurderingen er blant annet oppdragets størrelse og kompleksitet, kompetansen til medarbeidere på oppdraget, regnskapsforetakets kvalitetsstyring og de IT-systemer som benyttes.

5.3 Forståelse av oppdragsgivers virksomhet 

Regnskapsfører skal ha tilstrekkelig forståelse av oppdragsgivers virksomhet til å kunne identifisere og forstå hendelser, transaksjoner og andre forhold som kan ha vesentlig betydning for oppdraget.  

Regnskapsførers forståelse av oppdragsgivers virksomhet vil normalt omfatte følgende:

• regelverk som oppdragsgiver er underlagt og som er av vesentlig betydning for   regnskapsoppdraget, herunder bokførings-, regnskaps-, skatte-, avgifts- og     selskapsregler 

• bransjen oppdragsgiver driver i, herunder eventuelle særlige regler som er av   vesentlig betydning for regnskapsoppdraget • eier- og ledelsesstruktur •   internkontroll  hos oppdragsgiver som er av vesentlig betydning for   regnskapsoppdraget, særlig rettet mot regnskaps-, skatte- og avgiftsrapportering 

• hvilke type transaksjoner oppdragsgiver foretar, herunder produkter og tjenester   som  tilbys, vesentlige kostnadselementer, kundesammensetning, viktige   leverandører   mv. 

• vesentlige investeringer i immaterielle eiendeler, varige driftsmidler, varer,   finansielle  instrumenter mv. • finansieringsstruktur, herunder viktige långivere og   andre kreditorer • vesentlige avtaler, for eksempel leveranseavtaler, leieavtaler,   pensjonsavtaler,   forsikringsavtaler mv.

Omfanget av tilstrekkelig forståelse av oppdragsgivers virksomhet vil variere med oppdragsgivers og oppdragets størrelse og kompleksitet. 

5.4 Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner 

Regnskapsfører skal vurdere de interne rutinene hos oppdragsgiver som er sentrale for utføring av regnskapsoppdraget. 51 Regnskapsfører skal ha en risikobasert tilnærming til vurderingen. 

Vurderingen skal oppdateres ved endringer i rutiner eller andre forhold som påvirker rutinene eller vurderingen.

Hvis regnskapsfører i utføringen av regnskapsoppdraget avdekker svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, skal svakhetene rapporteres til oppdragsgiver. Vesentlige svakheter skal rapporteres skriftlig. 

Regnskapsfører må i stor grad bygge sin oppdragsutførelse på informasjon og dokumentasjon som kommer fra oppdragsgiver. For at regnskapsfører skal være i stand til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte, må regnskapsfører ta stilling til om oppdragsgiver har tilfredsstillende interne rutiner for innhenting, utarbeidelse og levering av den informasjonen og dokumentasjonen som danner grunnlaget for regnskapsføringen.

5.5 Brudd på lovkrav 

Hvis regnskapsfører i utføringen av regnskapsoppdraget avdekker brudd på lovkrav, skal bruddene rapporteres til oppdragsgiver. Vesentlige brudd skal rapporteres skriftlig.52

Rapporteringskravet gjelder brudd på regelverk relatert til oppdragsutførelsen, for eksempel bokførings-, regnskaps-, skatte-, avgifts- og selskapsregler.

Brudd på lovkrav som ikke rettes gir grunnlag for regnskapsfører til å vurdere plikt til å frasi seg oppdraget. 53

6.1 Oppdragsgivers interne rutiner 

Regnskapsfører skal vurdere de interne rutinene hos oppdragsgiver som er sentrale for utføring av faktureringsoppdraget, jf. punkt 5.4.

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner bør ved faktureringsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver:

• har en betryggende rutine som sikrer at alle leveranser blir fakturert 

• har en betryggende rutine som sikrer at faktureringsgrunnlagene 

− inneholder tilstrekkelig informasjon til at krav til innhold i salgsdokumentene kan     oppfylles54 

− inneholder tilstrekkelig informasjon om korrekt avgiftsbehandling, herunder   særavgifter55 

− gir grunnlag for korrekt fakturering til rett tid56

• følger opp og informerer regnskapsfører om endringer i avtaler som er grunnlag for   fast fakturering 

• informerer regnskapsfører om eventuelle endringer i pris- eller kunderegister

6.2 Faktureringsgrunnlag 

Regnskapsfører skal påse at faktureringsgrunnlaget inneholder tilstrekkelig informasjon til å oppfylle lovkrav til innhold i salgsdokumenter. 57

Faktureringsgrunnlag som for regnskapsfører fremstår som urimelige eller usannsynlige skal drøftes med oppdragsgiver.

Oppdragsgiver har ansvar for utarbeidelse av faktureringsgrunnlaget, med mindre annet følger av oppdragsavtalen. Så lenge faktureringsgrunnlaget inneholder tilstrekkelig informasjon til å oppfylle lovkrav til innhold i salgsdokumenter, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere faktureringsgrunnlaget.

6.3 Betryggende registrering 

Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av faktureringsgrunnlaget i faktureringsløsningen.

6.4 Innhold i salgsdokumenter 

Regnskapsfører skal sørge for at salgsdokumenter og kreditnotaer oppfyller lovkrav til innhold. 58 I tillegg skal innhold som er avtalt mellom oppdragsgiver og fakturamottaker inkluderes i dokumentene.

6.4 Innhold i salgsdokumenter 

Regnskapsfører skal sørge for at salgsdokumenter og kreditnotaer oppfyller lovkrav til innhold. 58 I tillegg skal innhold som er avtalt mellom oppdragsgiver og fakturamottaker inkluderes i dokumentene.

7.1 Oppdragsgivers interne rutiner Regnskapsfører skal vurdere de interne rutinene hos oppdragsgiver som er sentrale for utføring av lønnsoppdraget, jf. punkt 5.4.

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner bør ved lønnsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver

• har en betryggende rutine som sikrer at ansatte og eventuelle andre lønnsmottakere   får riktig lønn og godtgjørelser til avtalt tid 

• oppfyller dokumentasjonskrav for lønn og andre opplysningspliktige ytelser,   forskuddstrekk, utleggstrekk og andre trekk60, utgiftsrefusjoner61, reiseregninger62   og andre utgiftsgodtgjørelser63 

• oppfyller krav om egen skattetrekkskonto eller tilstrekkelig bankgaranti for     trekkansvar64

• har en betryggende rutine for oppfølging av obligatorisk tjenestepensjon (OTP)65 •   har en betryggende rutine for å kreve og følge opp eventuelle refusjoner, for   eksempel av sykepenger66, foreldrepenger mv., samt innrapportering av trekk i slike   ytelser

7.2 Lønnsgrunnlag 

Regnskapsfører skal påse at lønnsgrunnlag inneholder tilstrekkelig informasjon til å oppfylle krav til innhold i a-meldingen og annen pliktig regnskapsrapportering, samt krav til innhold i dokumentasjon av lønn og andre opplysningspliktige ytelser, forskuddstrekk, utleggstrekk og andre trekk, utgiftsrefusjoner, reiseregninger og andre utgiftsgodtgjørelser.

Lønnsgrunnlag som for regnskapsfører fremstår som urimelige eller usannsynlige skal drøftes med oppdragsgiver.

Lønnsgrunnlag som for regnskapsfører fremstår som urimelige eller usannsynlige skal drøftes med oppdragsgiver.

7.3 Betryggende registrering

Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av arbeidsforhold, personalopplysninger og lønnsgrunnlag i lønnssystemet. 

Foruten fullstendig og korrekt registrering er det viktig at regnskapsfører er spesielt oppmerksom på bruk av riktig beskrivelse av lønnsytelser mv. i a-meldingen, satser for utgiftsgodtgjørelser mv., samt beregningskoder for arbeidsgiveravgift.

7.4 Skattetrekk, utleggstrekk og andre trekk 

Regnskapsfører skal basere skattetrekk på innhentede skattekort (oppdaterte opplysninger fra Skatteetaten). 67

Utleggstrekk og andre trekk skal gjennomføres i samsvar med skriftlig dokumentasjon68. Dette gjelder også endringer og opphør av slike trekk.

Hvis regnskapsfører ikke har tilgang til opplysninger fra skattekortet bør regnskapsfører spørre oppdragsgiver om slike opplysninger kan fremskaffes før utbetaling av lønn. Hvis ikke opplysningene fra skattekortet kan fremskaffes gjelder skattebetalingslovens særskilte regler om trekkprosent. 69

7.5 Lønnsdokumentasjon 

Regnskapsfører skal ved hver lønnsutbetaling utarbeide lønnsdokumentasjon (bilag/bokføringsgrunnlag) for bokføringspliktige oppdragsgivere. 70 For ikke bokføringspliktige oppdragsgivere gjelder tilsvarende krav til lønningsregnskap. 71

7.5 Lønnsdokumentasjon 

Regnskapsfører skal ved hver lønnsutbetaling utarbeide lønnsdokumentasjon (bilag/bokføringsgrunnlag) for bokføringspliktige oppdragsgivere. 70 For ikke bokføringspliktige oppdragsgivere gjelder tilsvarende krav til lønningsregnskap. 71

7.6 Betalingsgrunnlag 

Regnskapsfører skal utarbeide grunnlag for utbetaling av lønn, skattetrekk, utleggstrekk mv.

7.7 Lønnsslipp og sammenstillingsoppgave lønn 

Regnskapsfører skal utarbeide lønnsslipp til den enkelte lønnsmottaker i forbindelse med hver lønnsutbetaling. 72 Regnskapsfører skal årlig utarbeide en sammenstillingsoppgave lønn til hver lønnsmottaker. 73

7.8 A-melding 

Regnskapsfører skal utarbeide og levere a-melding på vegne av oppdragsgiver i samsvar med oppdragsavtale, fullmakter og lovkrav. Eventuelle avvik som fremgår av a-melding tilbakemelding skal følges opp uten ugrunnet opphold.74

8.1 Tilgangsrettigheter og arbeidsdeling 

Personer som har fullmakt til å belaste oppdragsgivers bankkonto med utbetalinger skal ha egne tilgangsrettigheter til bankkontoen.

Regnskapsforetaket bør innføre rutiner for arbeidsdeling, slik at ikke samme person både kan registrere og godkjenne en utbetaling.

8.2 Rutiner for betalingsoppdrag 

Regnskapsfører skal vurdere de interne rutinene hos oppdragsgiver som er sentrale for utføring av betalingsoppdraget, jf. punkt 5.4.

Rutiner for oppdragsgivers og regnskapsførers gjennomføring av betalingsoppdraget skal avtales mellom partene, herunder rutiner for godkjenning og utbetaling.

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner bør ved betalingsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver

• har en betryggende rutine for utarbeidelse og levering av betalingsgrunnlag som   sikrer rettidig utbetaling av korrekt beløp til riktig mottaker, herunder at oppdragsgiver klart anviser hvilke leverandører som skal behandles spesielt med hensyn til kontantrabatter, akontobetalinger, fradrag for kreditnota og frigivelse/stopp av poster som skal avventes for utbetaling 

• har en betryggende rutine som sikrer at betalingsgrunnlagene inneholder   tilstrekkelig informasjon slik at krav til innhold i dokumentasjon av   betalingstransaksjoner kan oppfylles75 

• har en betryggende rutine for attestasjon/godkjenning, enten av betalingsgrunnlag   eller betalingsforslag (elektronisk eller manuelt) 

• følger opp og informerer regnskapsfører om endringer i avtaler som er grunnlag for   faste utbetalinger

8.3 Betalingsgrunnlag 

Regnskapsfører skal påse at betalingsgrunnlaget inneholder tilstrekkelig informasjon til å registrere betalinger i betalingsløsningen og utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjoner.

Betalingsgrunnlag som for regnskapsfører fremstår som urimelige eller usannsynlige skal drøftes med oppdragsgiver.

Oppdragsgiver har ansvar for betalingsgrunnlaget, med mindre annet følger av oppdragsavtalen. Så lenge innholdet i betalingsgrunnlaget er tilstrekkelig til å registrere betalinger i betalingsløsningen og utarbeide dokumentasjon av betalingstransaksjoner, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere betalingsgrunnlaget.

8.4 Betryggende registrering 

Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av nødvendig betalingsinformasjon i betalingsløsningen.

8.5 Likviditet og prioritering av krav 

Hvis regnskapsfører har informasjon om at oppdragsgiver ikke har likviditet til å betale samtlige krav som følger av betalingsgrunnlagene innen forfall, skal regnskapsfører gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette og be om at oppdragsgiver angir en prioritetsrekkefølge for kravene. 

8.6 Attestasjon og godkjenning 

Utbetalinger skal attesteres/godkjennes av oppdragsgiver, hvis ikke annet er avtalt. 

Oppdragsgivers godkjenning av betalinger kan skje på ulike trinn i betalingsprosessen, for eksempel som forhåndsgodkjenning av betalingsgrunnlaget (kjøpsdokumenter mv.) eller attestasjon av betalingsforslag fra regnskapsfører. 

9.3 Kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlag 

Regnskapsfører skal sørge for tilstrekkelig kvalitetssikring av grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering og periodisk regnskapsrapportering til oppdragsgiver. Kvalitetssikringen skal underbygge at rapporteringsgrunnlaget i det vesentligste er utarbeidet i samsvar med lovkrav. Regnskapsfører skal ha en risikobasert tilnærming til kvalitetssikringen.

Avvik skal følges opp.

Kvalitetssikringen kan skje løpende eller periodisk. Kvalitetssikringen kan utføres manuelt eller automatisk. Kvalitetssikringen kan omfatte både kontroller og tiltak som forhindrer feil eller mangler i regnskapet og avdekkende og korrigerende kontroller slik at feil og mangler rettes opp i ettertid.

Risikobasert tilnærming kan for eksempel innebære at store, uvanlige og/eller kompliserte regnskapsposter kvalitetssikres grundigere enn små, vanlige og enkle regnskapsposter. Videre kan det innebære at poster som er underlagt spesielle regnskaps-, skatte- eller avgiftsregler kvalitetssikres grundigere enn andre regnskapsposter.

Eksempler på metoder for kvalitetssikring er:

• testet og dokumentert automatisk bokføring av rutinemessige transaksjoner, uten   manuell behandling • avstemminger, hvor tallene i rapporteringsgrunnlaget   sammenholdes med underliggende dokumentasjon 

• regnskapsanalyser, herunder nøkkeltallsanalyser, hvor tallene i   rapporteringsgrunnlaget rimelighetsvurderes mot tall for tidligere perioder,   bransjetall eller andre sammenligningsgrunnlag 

• vurdering av uvanlige transaksjoner og disposisjoner mot underliggende   dokumentasjon, for eksempel uvanlig store beløp, gjentakende beløp og bokføring   med mva-koder som ikke er vanlige på den aktuelle kontoen

Ulike metoder må ofte anvendes i kombinasjon, for å til sammen gi tilstrekkelig kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlaget.

Kvalitetssikringen av rapporteringsgrunnlaget kan utføres av oppdragsgiver, regnskapsfører eller en tredjepart. Hvis kvalitetssikringen utføres av andre enn regnskapsfører, må regnskapsfører se til at kvalitetssikringen er utført og at eventuelle avvik er fulgt opp.

9.4 Pliktig regnskapsrapportering 

Regnskapsfører skal utarbeide og levere pliktig regnskapsrapportering på vegne av oppdragsgiver i samsvar med oppdragsavtale, fullmakter og lovkrav.

9.5 Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver 

9.5.1 Frekvens 

Regnskapsfører skal utarbeide periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver med den frekvens som følger av oppdragsavtalen

Regnskapsfører har etter lovkrav ingen plikt til å utarbeide periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver. Regnskapsfører bør imidlertid informere oppdragsgiver om nytten av periodiske regnskapsrapporter, for eksempel i styringsøyemed. For aksje- og allmennaksjeselskaper bør oppdragsgiver gjøres oppmerksom på daglig leders rapporteringsplikter til styret. 82

9.5.2 Innhold 

Innholdet i periodiske regnskapsrapporter skal avtales med oppdragsgiver. 

9.5.3 Kommentarer 

Vesentlige forutsetninger som den periodiske regnskapsrapporten bygger på og som regnskapsfører ikke kan forvente at oppdragsgiver er oppmerksom på, skal fremgå. Regnskapsfører skal vurdere om det bør knyttes andre kommentarer til regnskapsrapporten.

Eksempler på forutsetninger som regnskapet bygger på, men som regnskapsfører ikke kan forvente at oppdragsgiver er oppmerksom på eller skjønner betydningen av, kan være om inntekter og kostnader er periodisert (herunder varekostnad), om det er foretatt avskrivninger av driftsmidler, om det er gjort avsetning for tap på kundefordringer, om verdiendringer på aksjeinvesteringer og andre finansielle omløpsmidler er regnskapsført mv.

Regnskapsfører vurderer behovet for andre kommentarer basert på hva som antas å være viktig informasjon for oppdragsgiver, herunder for dennes forståelse av regnskapsrapporten. Det er spesielt viktig å vurdere behovet for kommentarer til negativ utvikling i oppdragsgivers egenkapital, likviditet og/eller inntjening.

10.1 Oppdragsgivers interne rutiner 

Regnskapsfører skal vurdere de interne rutinene hos oppdragsgiver som er sentrale for utføring av årsoppgjørsoppdraget, jf. punkt 5.4. 

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner bør ved årsoppgjørsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver

• har tilfredsstillende dokumentasjon av balansen83 

• gir regnskapsfører all informasjon som er nødvendig for utarbeidelse av årsregnskap og skatterapportering, i den grad informasjonen ikke allerede er gitt til regnskapsfører i forbindelse med utføring av bokføringsoppdrag 

• informerer regnskapsfører om korrespondanse med oppdragsgivers revisor, offentlige myndigheter og andre som er av betydning for årsregnskap og skatterapportering.

10.2 Regnskapsstandarder og regnskapsprinsipper

 Ved utarbeidelse av årsregnskap skal regnskapsfører legge til grunn regnskapsprinsipper og vurderingsregler som følger av den anvendte regnskapsstandarden.

Regnskapsfører bør avklare med oppdragsgiver hvilke regnskapsstandarder84, regnskapsprinsipper85 og vurderingsregler86 som skal legges til grunn. Regnskapsfører må ta hensyn til betydningen av valget for pliktig regnskapsrapportering, oppdragsgivers interne informasjonsbehov, utgifter til regnskapsføring mv.

10.3 Kvalitetssikring og dokumentasjon 

Regnskapsfører skal sørge for at alle balansekontoer dokumenteres, med mindre de er ubetydelige. 87 Regnskapsfører skal sørge for tilstrekkelig kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlaget i samsvar med punkt 9.3. Som en del av kvalitetssikringen skal regnskapsfører gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. 

Avvik skal følges opp.

Utarbeidelse av dokumentasjon av balansen og kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlaget kan utføres av oppdragsgiver, regnskapsfører eller en tredjepart. Hvis arbeidet utføres av andre enn regnskapsfører, må regnskapsfører se til at det er utført og at eventuelle avvik er fulgt opp.

10.4 Årsregnskap og skatterapportering 

Regnskapsfører skal utarbeide og levere årsregnskap og skatterapportering på vegne av oppdragsgiver i samsvar med oppdragsavtale, fullmakter og lovkrav.

11 Rene rapporteringsoppdrag 

Regnskapsfører skal 

• vurdere de interne rutinene hos oppdragsgiver som er sentrale for utføring av rapporteringsoppdraget i samsvar med punkt 5.4 

• sørge for tilgang til det av oppdragsgivers regnskapsmateriale som er relevant for oppdraget 

• sørge for at rapporteringsgrunnlaget er tilstrekkelig kvalitetssikret i samsvar med punkt 9.3 

• gjennomgå rapporteringsgrunnlaget og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. Hvis dokumentasjonen ikke avklarer regnskapsførers usikkerhet, skal dette drøftes med oppdragsgiver.

Regnskapsfører skal utarbeide og levere pliktig regnskapsrapportering på vegne av oppdragsgiver i samsvar med oppdragsavtale, fullmakter og lovkrav.

Et rent rapporteringsoppdrag innebærer at regnskapsfører må basere oppdragsutførelsen på rapporteringsgrunnlag som er utarbeidet av oppdragsgiver eller andre som har regnskapsoppdrag for oppdragsgiver. Regnskapsfører må derfor vurdere om rutinene for regnskapsføring er betryggende, slik at rapporteringsgrunnlaget gir et forsvarlig grunnlag for utføring av rapporteringsoppdraget. 

Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner bør ved rene rapporteringsoppdrag normalt omfatte en vurdering av 

• kapasiteten og kompetansen til de(n) som fører regnskapet 

• regnskapssystemet som benyttes 

• hvor ofte regnskapet ajourføres 

• hvilken kvalitetssikring og intern kontroll regnskapet underlegges 

Svakheter i de interne rutinene for regnskapsføring hos oppdragsgiver eller andre som har regnskapsoppdrag for oppdragsgiver, vil medføre at regnskapsfører i større grad selv må gjennomgå, kvalitetssikre og dokumentere rapporteringsgrunnlaget.

Så lenge rapporteringsgrunnlaget er tilstrekkelig kvalitetssikret, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere rapporteringsgrunnlaget ut over å gjennomgå det med tanke på vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige.

Ved rene rapporteringsoppdrag som omfatter utarbeidelse av årsregnskap og/eller skatterapportering, gjelder i tillegg kravene i punkt 10. 

12.1 Krav om oppdragsdokumentasjon 

Regnskapsfører skal dokumentere hvert regnskapsoppdrag på en måte som er tilstrekkelig til å vise at oppdraget er utført i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk. 88

Oppdragsdokumentasjonen skal inneholde vesentlige opplysninger om oppdragsgiver og regnskapsoppdraget.

Oppdragsdokumentasjon som utarbeides av regnskapsfører skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver89 kan utarbeides på andre språk, men skal fremlegges på norsk, svensk, dansk eller engelsk dersom tilsynsmyndighet ber om det.

Hensiktsmessig dokumentasjon av regnskapsoppdrag bidrar til å sikre at oppdraget utføres forsvarlig. Oppdragsdokumentasjonen skal gi grunnlag for å etterprøve oppdragsutførelsen, herunder de vurderinger som er gjort, ved intern og ekstern kvalitetskontroll og tilsyn.

Arbeid utført av andre, for eksempel oppdragsgiver, oppdragsgivers revisor eller en annen regnskapsfører, kreves ikke oppbevart som del av regnskapsførers oppdragsdokumentasjon med mindre annet følger av lovkrav eller god regnskapsføringsskikk. Dette kan for eksempel gjelde kvalitetssikring og dokumentasjon av balanseposter som etter oppdragsavtalen ikke utføres av regnskapsfører. Dokumentasjon av arbeid utført av andre på vegne av regnskapsfører, der regnskapsfører etter oppdragsavtalen er ansvarlig for arbeidet, er å anse som oppdragsdokumentasjon.

Oppdragsdokumentasjonen er interne arbeidsdokumenter for regnskapsfører og er regnskapsførers eiendom. Hvis deler av oppdragsgivers regnskapsmateriale også er nødvendig som regnskapsførers oppdragsdokumentasjon, og regnskapsfører ikke oppbevarer regnskapsmaterialet på vegne av oppdragsgiver, må regnskapsfører oppbevare egne eksemplarer eller sørge for tilgang hos oppdragsgiver, jf. punkt 12.7. 

Kravene til innhold i oppdragsdokumentasjon etter punkt 12.2 til 12.7 gjelder så langt de er relevante for det aktuelle regnskapsoppdraget

12.2 Alle regnskapsoppdrag 

Oppdragsdokumentasjonen for et regnskapsoppdrag skal inneholde 

• uttalelse fra forrige regnskapsfører, enten i form av skriftlig uttalelse eller som   notater fra samtale, eventuelt begrunnelse for at slik uttalelse ikke er innhentet 

• uttalelse til ny regnskapsfører om det foreligger forhold som tilsier at en ny   regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget, enten i form av skriftlig uttalelse eller   som notater fra samtale 

• oppdragsavtale med eventuelle endringer, vedlegg mv. 

• fullmakter 

• informasjon om hvem som er oppdragsansvarlig regnskapsfører på oppdraget 

• beskrivelse av oppdragsgivers virksomhet90 

• vurdering av oppdragsgivers interne rutiner, herunder ajourhold og rapportering   av  svakheter 

• vurdering av rutiner og kvalitetssikringen på oppdraget91 

• rapportering av brudd på lovkrav 

• dokumentasjon av utført kvalitetssikring på oppdragsnivå92 

• korrespondanse av vesentlig betydning for oppdragsutførelsen

12.3 Lønnsoppdrag 

Oppdragsdokumentasjonen for et lønnsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 12.2, minst inneholde: 

• a-melding 

• sammenstillingsoppgaver lønn

12.4 Bokføringsoppdrag 

Oppdragsdokumentasjonen for et bokføringsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 12.2, minst inneholde: 

• dokumentasjon av utført kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlaget 

• utført pliktig regnskapsrapportering 

• dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av pliktig   regnskapsrapportering 

• utført periodisk regnskapsrapportering til oppdragsgiver.

Dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av pliktig regnskapsrapportering kan for eksempel være kvittering fra regnskapssystemet, mottakerløsning eller registrert i egen intern oversikt.

12.5 Årsoppgjørsoppdrag 

Oppdragsdokumentasjonen for et årsoppgjørsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 12.2, minst inneholde: 

• rapporteringsgrunnlag (for eksempel saldobalanse) 

• dokumentasjon av utført kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlaget 

• årsregnskap og/eller skatterapportering 

• årsberetning og revisjonsberetning (der det er aktuelt) 

• dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av årsregnskapet til   Regnskapsregisteret 

• dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av skatterapportering

Dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av årsregnskap og skatterapportering kan for eksempel være kvittering fra årsoppgjørssystemet, mottakerløsning eller registrert i egen intern oversikt.

Ved årsoppgjørsoppdrag som er rene rapporteringsoppdrag (ikke omfatter løpende bokføring) gjelder i tillegg kravene til oppdragsdokumentasjon i punkt 12.6.

12.6 Rene rapporteringsoppdrag 

Oppdragsdokumentasjonen for et rent rapporteringsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 12.2, minst inneholde: 

• rapporteringsgrunnlag 

• dokumentasjon av utført kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlaget 

• utført pliktig regnskapsrapportering 

• dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av pliktig   regnskapsrapportering  

Dokumentasjon som viser tidspunkt for innsending av pliktig regnskapsrapportering kan for eksempel være kvittering fra regnskaps-/årsoppgjørssystem, mottakerløsning eller registrert i egen intern oversikt. 

Ved rene rapporteringsoppdrag som omfatter utarbeidelse av årsregnskap og/eller skatterapportering gjelder i tillegg kravene til oppdragsdokumentasjon i punkt 12.5.

12.7 Oppbevaring av oppdragsdokumentasjon 

Regnskapsfører skal oppbevare oppdragsdokumentasjonen i fem år etter regnskapsårets slutt. Når lovbrudd er tatt opp skriftlig med oppdragsgiver93, skal denne kommunikasjonen oppbevares i ti år.94 

Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og betryggende sikret mot urettmessig tilgang, ødeleggelse, tap og endring. 

Oppdragsdokumentasjonen skal kunne identifiseres og skilles ut for hvert enkelt regnskapsoppdrag. 

Oppdragsdokumentasjonen kan oppbevares elektronisk eller på papir, eller som en kombinasjon av elektronisk oppbevaring og papirdokumentasjon. Elektronisk oppbevaring kan skje i ulike systemløsninger, herunder i de fakturerings-, lønns-, regnskaps- og årsoppgjørssystemene som benyttes i oppdragsutførelsen.

Hvis regnskapsfører overlater oppbevaringen av oppdragsdokumentasjonen til en ekstern part, har likevel regnskapsfører ansvaret for at oppbevaringen skjer i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk.

Deler av oppdragsdokumentasjonen kan oppbevares hos oppdragsgiver, hvis det gjennom avtale sørges for at regnskapsfører og eksterne kontrollører i hele oppbevaringstiden gis tilgang til oppdragsdokumentasjonen. Regnskapsfører er også i slike tilfeller ansvarlig for at oppbevaringen av oppdragsdokumentasjonen skjer i henhold til lovkrav og god regnskapsføringsskikk. Regnskapsfører bør derfor gjøre en risikovurdering knyttet til oppbevaring hos oppdragsgiver.

Hvis oppdragsdokumentasjonen ikke oppbevares samlet hos regnskapsforetaket, innebærer ordenskravet at regnskapsfører må ha en oversikt som viser hvor de ulike delene av oppdragsdokumentasjonen oppbevares og hvordan tilgangen til disse sikres.

Oppdragsdokumentasjonen må oppbevares slik at den er tilgjengelig for regnskapsfører og ved ekstern kontroll i hele oppbevaringstiden. Kravene til ordnet og betryggende sikret oppbevaring forstås for øvrig på samme måte som etter bokføringsloven. 95 Det stilles imidlertid ikke konkrete krav til filformater, oppbevaringsmedier mv. Oppbevaring av oppdragsdokumentasjonen i for eksempel tekstbehandlings- eller regnearkformat aksepteres, så lenge regnskapsfører mener at sikringen totalt sett er betryggende. 

13 Ikrafttredelse 

Standarden trer i kraft 1. januar 2023 gjeldende for oppdrag som utføres fra og med samme dato eller senere. Standarden erstatter tidligere standard av juni 2014, med siste oppdatering i juni 2017.